Sekretarz Powiatu - Jarosław Chlewicki
tel.: 48 611 73 03
1. Pracą wydziału kieruje Naczelnik.
2. W skład wydziału wchodzi komórka organizacyjna posługująca się przy znakowaniu prowadzonych spraw i akt symbolami:
1) Punkt rzeczy znalezionych OIN.I
2) Archiwum zakładowe OIN.II
Do zakresu działania wydziału należy:
1) realizacja zadań związanych z zapewnieniem właściwej organizacji pracy Urzędu w szczególności: opracowywanie projektów uchwał w sprawie nowelizacji regulaminu Urzędu oraz innych aktów prawnych dotyczących Urzędu,
2) zapewnienie właściwego obiegu dokumentów w Urzędzie zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt, sprawowanie nadzoru nad prawidłowym wdrażaniem i stosowaniem przepisów instrukcji kancelaryjnej
3) prowadzenie rejestru porozumień,
4) przygotowywanie i prowadzenie rejestru udzielanych w imieniu Starosty pełnomocnictw i upoważnień,
5) współdziałanie z Najwyższą Izbą Kontroli i innymi organami administracji publicznej prowadzącymi kontrole w Urzędzie, w tym nadzór nad wydziałami nad terminowym udzielaniem odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne i zalecenia, gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji kontrolnej oraz prowadzenie ewidencji wystąpień pokontrolnych oraz prowadzenie książki kontroli,
6) prowadzenie Centralnego Rejestru Skarg i Wniosków, przyjmowanie i rozpatrywanie skarg, wniosków dotyczących pracowników Urzędu na funkcjonowanie i organizację pracy w Urzędzie,
7) opracowywanie okresowych analiz i informacji o sposobie i terminowości załatwiania skarg i wniosków kierowanych do Urzędu i jednostek organizacyjnych powiatu,
8) realizacja zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej:
a) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej przy współpracy z naczelnikami wydziałów,
b) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.
9) koordynacja i nadzór nad systemem Elektronicznego Zarządzania dokumentami, wprowadzanie zmian proceduralnych, szkolenie pracowników,
10) rejestracja petycji wpływających do Urzędu oraz przygotowywanie do dnia 30 czerwca każdego roku zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednimi umieszczanie jej na stronie internetowej Urzędu,
11) realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 19 sierpnia 201 lr. o języku migowym i innych środkach komunikowania,
12) prowadzenie rejestru i zbioru Zarządzeń Starosty,
13) prowadzenie rejestru umów,
14) prowadzenie spraw związanych z wyborami,
15) kreowanie polityki w zakresie informatyzacji w skali powiatu a w szczególności: planowanie i wdrażanie koncepcji informatyzacji w Urzędzie oraz organizacja działań w tym zakresie,
16) koordynowanie działań w zakresie informatyzacji a w szczególności:
a) analizowanie i bilansowanie potrzeb w dziedzinie informatyzacji,
b) planowanie budżetu na przedsięwzięcia informatyczne,
c) nadzorowanie działań zapewniających bezpieczeństwo zasobów zgromadzonych i udostępnianych w systemach informatycznych,
d) inicjowanie i organizowanie szkoleń dla pracowników Urzędu w zakresie wykorzystywania narzędzi i metod informatyki.
17) prowadzenie kancelarii ogólnej,
18) prowadzenie obsługi sekretariatów Starosty i Wicestarosty,
19) prowadzenie spraw pieczęci i tablic urzędowych,
20) prowadzenie archiwum zakładowego,
21) prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, przechowywaniem oraz obsługą osób uprawnionych do odbioru rzeczy znalezionych na terenie powiatu,
22) prowadzenie punktu informacyjnego,
23) gospodarowanie taborem samochodów służbowych,
24) zapewnienie czystości w pomieszczeniach budynków Urzędu,
24) gospodarowanie środkami trwałymi i wyposażeniem Urzędu, prowadzenie ewidencji inwentarza i jego likwidacja,
26) przesyłanie aktów prawnych w wersji elektronicznej do publikacji,
27) prowadzenie w postaci elektronicznej zbioru aktów prawa miejscowego,
28) administrowanie podpisami kwalifikowanymi oraz ich wdrażanie dla pracowników Urzędu,
29) prowadzenie spraw BHP tj:
a) przygotowywanie zapotrzebowań na odzież ochronną i środki do utrzymania higieny
b) ustalanie kwot należnego ekwiwalentu pieniężnego i jego wypłacanie za pranie i konserwację odzieży roboczej i ochronnej.
30) Prowadzenie spraw socjalno - bytowych w Urzędzie:
a) zakładanie teczek niezbędnych do prowadzenia spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
b) kompletowanie i rejestrowanie wniosków osób ubiegających się o ulgowe usługi i świadczenia socjalne do Komisji Socjalnej,
c) przygotowywanie i opracowywanie wszelkich umów i wniosków związanych z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
d) stała współpraca z komisją socjalną jako organem opiniodawczo - doradczym do dysponowania ZFŚS w Urzędzie.
e) bieżąca współpraca w wydziałem budżetowo - finansowym,
f) opracowywanie projektów regulaminu, aneksów do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
31) przygotowywanie zapotrzebowań na zakup artykułów spożywczych, chemicznych, biurowych, piśmiennych, eksploatacyjnych i innych na potrzeby służbowe Urzędu,
32) organizacja różnego rodzaju spraw kulturalno - społecznych,
33) nadzór nad prowadzeniem spraw związanych ze sprawozdawczością elektroniczną przez poszczególne wydziały Urzędu,
34) prowadzenie zbioru statutów i regulaminów organizacyjnych jednostek organizacyjnych powiatu,
35) prowadzenie spraw w imieniu Starosty związanych z przyjmowaniem, przekazywaniem, analizowaniem i publikowaniem oświadczeń majątkowych i innych oświadczeń oraz informacji osób zobowiązanych do ich składania Staroście,
36) prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych.
